Lo que debes empezar a hacer sin falta, si quieres conseguir resultados (si aún lo no has hecho) es organizar reuniones de trabajo efectivas y eficientes

Si lideras un equipo de trabajo, o eres propietario de un negocio y tienes personas a tu cargo, o  coordinas un equipo multidisplinar, sabes de sobra que  estamos en el último cuatri/ trimestre del año, y debemos ir enfocando las energías y estableciendo prioridades.

Las  reuniones en el trabajo son una herramienta fundamental, para que los equipos funcionen de manera coordinada, se sientan comprometidos, y alineados con los proyectos y  aporten  lo mejor de sí.  Además, bien planificadas suelen  ahorrar mucho  tiempo al equipo.

Uno de los mayores errores que  se comenten sobre todo en equipos pequeños es pensar que ya se comunican demasiado porque comparten un espacio pequeño durante al menos ocho horas al día. Pero ¿esa comunicación es eficiente y eficaz?  ¿Se comparte la misma información y a la vez? ¿Entienden y conocen las prioridades y tareas todas las personas integradas? Les pregunto muchas veces… Y, la mayoría se quedan en silencio pensando. Aun me encuentro, muchas  empresas, donde las  reuniones brillan por su ausencia. Por  el contrario,  también me topo con  organizaciones con una sobresaturación de reuniones que a la larga generan cansancio y aburrimiento,  pierden impacto, se vuelven rutinarias y sin aportación de valor.

¿Quieres conocer las claves para crear reuniones más productivas y  efectivas?

Si consideras que este tema es una asignatura  pendiente  para tu departamento y/o organización, te propongo algunas sugerencias muy prácticas para que comiences y te pongas manos a la obra:

  • Programa las reuniones. Genera un calendario, asigna día y hora para estas reuniones. Las reuniones deben estar en la agenda para que las personas integrantes del equipo lo conozcan con antelación y pueda organizarse para acudir.  Si no lo dejamos ya organizado, nunca encontraremos el “momento ideal” para hacerlas.
  • Conviértelo en hábito. Recomendable establecer esas fechas fáciles de recordar, para ir integrándolas a modo de hábito para el equipo. Por ejemplo; Los segundos martes del mes, o los días 15, etc.
  •  No hay una frecuencia óptima para las reuniones, no sé si semanales, quincenales, mensuales, etc…  Cada equipo deben considerar su frecuencia óptima, lo que si es que deben ser frecuentes en el tiempo. El éxito está en la constancia. Los resultados que queremos conseguir se basan en que el equipo vaya aprendiendo la forma de hacer.
  • Entre 20 y 30 minutos debería ser suficiente para reflexionar y/o establecer acciones. Otro de las barreras que hace desistir la convocatoria de reuniones es que son vistas como pérdida de tiempo para todos, porque como se tarda tiempo en reunirse, hay muchos temas encima de la mesa, y se hacen eternas. Como hemos comentado antes, si se van produciendo con frecuencia, los temas no se agolpean. Ya he visto por ahí, cronómetros o temporizadores, en las salas de reuniones para ser muy estrictos y cumplir los tiempos, por respeto a todos los participantes.
  • Simples: Recomendable utilizar una plantilla fácil, por ejemplo con apartados para las tareas, los logros, los responsables, fechas, compromisos,  Debe ser sencillo de  cumplimentar, de leer y de preparar.  Mejor en una sola hoja. Aquí la constancia en utilizarla también es importante. Así el equipo,  al conocer  la estructura, le ayudará a priorizar, concertar y ahorrar tiempo en prepararla. Además, se generaré mayor empatía entre los miembros su i cada día uno del equipo hace el resumen de la reunión y lo comparte.
  • Y, lo más importante Potencia el lado humano! , El clima inicial que se genere es clave para conseguir que el equipo esté cómodo y con ganas de participar.  Otro hándicap de las reuniones rápidas, urgentes y no planificadas es que se enfocan demasiado en las tareas que hacer, o en el  problema que solucionar, olvidándose por completo de  interesarse por las personas que acuden a la reunión y/o preguntar cómo está el equipo, qué situación está pasando, cómo están sus familias, etc.

Recuerda  la principal  recomendación que hacen en todas las salas de cine si quieres que los participantes se concentren y estén presentes, Apaguen sus teléfonos móviles, o  copiar lo que hay en algunos restaurantes, las cajas guarda-móviles que sirven para mantener lejos de las manos los teléfonos y potenciar así la conversación fluida, y se  dan una vez acabada la reunión.

Reuniones Premium. Añade un plus a tus reuniones de trabajo

Si eres de los líderes que esta primera etapa ya la tienes superada, comparto algunas claves más para añadir un plus  y convertirlas en reuniones aún más creativas y poderosas.

  • 2 minutos de Mindfulness antes de comenzar, ayudará a los participantes a relajarse, aumentará su nivel de concentración y se creará un ambiente agradable antes de empezar. También puedes comenzar con música que ayude y/o favorezca al objetivo que persiga la reunión (concentración, motivación, creatividad, etc.)
  • Olvida el Power Point. Para muchos  ya está pasado de moda. Lleva mucho tiempo prepararlas  y  a veces no cala el mensaje a los participantes.  Así lo cree , Jeff Betos, el  CEO de Amazon, que opta por los informes con buena narrativa, detallado, concreto y a modo de historia. Comenta que son más fácil de comprender y entender. Son historias más detalladas y específicas.  También puedes crear un video o montar los objetivos con formato de tráiler de película, etc. Se trata de impactar, sorprender y crear expectación.
  • Utiliza diferentes aplicaciones para crear los contenidos, Prezi , reveal.js o slides, canvas o google slides son algunas de las que he encontrado.
  • Nuevos espacios. Explora otros escenarios para llevar a cabo la reunión, dentro o fuera de la empresa. Incluso más informales, como terrazas, pizzerías, parques o museos,… Los contextos suelen condicionar mucho. Así que cambiar de lugar posiciona a los participantes en  otra perspectiva contribuyendo a ser más creativos, y suelen   generarse  ambientes más desenfados.

Aquí tienes las sugerencias, depende de ti llevarlas a cabo, si crees que puedes necesitar alguna orientación o algún  feedback sobre tu rol y cómo  se ha desarrollado, o cómo potenciar tus habilidades como comunicador, contacta conmigo.

Gracias,

Inhalo sorpresa, exhalo siempre gratitud.